業務効率化ツールについて

業務効率化のツールを一切使わないで、仕事をサボる事務員を雇う、仕事をしない人事職の人間を雇う、仕事をしないコールセンターの人間を雇う、無駄な仕事ばかりしている営業マンを雇うということをしていると、会社全体の利益額よりも、会社全体の人件費が上回ってしまい、会社の経営状態が悪くなってしまいます。反対に、業務効率化のツールを使うことにより、必要がない人材を可視化することにより、無駄な事務員を解雇、無駄な人事職の人間を解雇、無駄なコールセンターの人間を解雇、無駄な営業マンを解雇することができ、会社全体の利益額が会社全体の人件費を上回ってしまった。これらの二つの事例で前者にあてはまった会社組織は、よい人材が悪い人材の給料を稼ぐという負のスパイラルが構築されてしまい、後者に当てはまった会社組織は、よい人材が仕事量に応じたお金を総取りすることができる。

業務効率化のツールを使わないことで、社員の残業時間が1日3時間以上なってしまうと、社員が欝病になる、社員が会社の愚痴を転職サイトに書き込む、社員が残業中に一切仕事をしないでいる、社員が会社を辞めるという決断をする、社員が同僚の悪口を言うようになるなどの問題が発生します。反対に、業務効率化のツールを使うと、社員の残業時間が1日0時間になると、社員がポジティブになる、社員が仕事を本気で頑張ってくれる、社員が残業中に頑張って仕事をしてくれる、社員の会社愛がつよくなってくる、社員同士での足のひっぱりあいがなくなる。これらの二つの事例で前者に当てはまった会社は、社員が入っては辞めるというスパイラルに入ってしまいますが、後者にあてはまった会社は社員が10年以上働いてくれるという素晴らしいスパイラルに入ります。

社員のメンタルサポートをすることができる業務効率化ツールを使うことで、社員のメンタル状態がよくなると、社員が6時間で素晴らしい成果を出すぞと頑張るようになり、1日6時間労働が当たり前の会社組織を作ることができます。反対に、社員のメンタルサポートをすることができる業務効率化ツールを使わないと、社員のメンタル状態が大幅に悪くなると、社員が13時間かけてちんたら仕事をするぞという状態になり、1日13時間労働が当たり前の会社組織ができあがってしまいます。これらのうち前者は、転職サイトでもホワイト企業という扱いを受けるようになりますし、後者は転職サイトでもブラック企業であるという扱いを受けます。今回は、業務効率化ツールについて触れていきます。

  • 短時間労働で、成果を重視する時代が来ている。

2020年以前は、1日13時間労働で月22日稼動で月収20万円の成果を出すのが普通のこととされていましたが、2020年現在は、1日7時間労働で月20日稼動で月収40万円の成果を出すのが普通となってきていますし、会社の社長も成果さえ出してくれれば1週間1日7時間労働2回で月収20万円~40万円のお金を支払うよと断言するようになっています。これらの時代の変化に気づいた人は、業務効率化ツールを導入している企業への入社を選ぶようになっていますし、時代の変化を受け入れられない人は業務効率化ツールの導入をしていない会社への入社を選ぶようになっています。

2020年になってからは、業務効率化ツールを導入している企業さんが、社員が働きたくない日は仕事をしなくてもいい、社員が仕事をしたい日だけは仕事をすればいいというスタイルをとるようになってきており、社員が仕事のしすぎでメンタルを病んでしまうという状態が改善されてきている。こういう時代が来る前は、社員さんが会社に長時間滞在することでお金をもらうんだと思い込んでおり、社員さん自体も会社にいるだけで会社での仕事をサボるという負のスパイラルに突入していた。

2021年のウィズコロナが当たり前になる時代は、複数の業務効率化を駆使して、社員さんの出勤の回数を大きく減らすことや、社員さんの年間休日日数を大幅に増やしていくことや、社員さんの1日の労働時間を大きく減らしていくことや、社員さんの抱えている悩みをその日のうちに解決してくことが当たり前になっていく。これらを普通に行わない会社に若い新卒の子は就職しないでおこうという選択を取るし、業務効率化で快適な労働環境を提供している会社に若い新卒の子や実力あるビジネスマンは就職しようという行動を起こすのである。

2022年以降は、会社が業務効率化と社員の幸せを重視するようになった結果、ある程度仕事で成果を出せる社員限定で年間休日190日以上、仕事の給料の上限を撤廃するという条件での労働を許可するようになっていく。こうなることで、年間休日の不足で自分の人生をエンジョイすることができない、年間休日の不足で自分の副業を頑張ることができない、年間休日の不足で家族サービスをすることができない、仕事の給料の少なさで自分の夢をかなえることができない、仕事の給料の少なさで結婚に踏み切ることができない、仕事の給料の少なさで家族を持つことができない、仕事の給料の少なさで他人への嫉妬心を抑えることができないなどの問題を全て解決することが可能です。

  • 業務効率化ツールとは?

業務効率化ツールとは、事務のエクセルやワード作業を自動でやってくれるツールのことや、自動音声機能でテレアポをやってくれるツールのことや、営業メールを複数の企業に自動で送信してくれるツールのことや、自動音声機能でクレーム対応や相談対応を受け付けるツールのことや、一日何時間どのサイトを使ったのかを可視化するツールのことや、ライティングなどの仕事をAIが勝手にやってくれるツールのことや、複数の社員が一つのウェブサイト上でチャットをすることが可能なツールのことや、仕事相手と1対1で通話やチャットをすることが可能なツールであることや、自社の商品を購入してくれる可能性が高い企業に簡単にコンタクトをとれるツールや、他社とのコミュニケーションを円滑に取るために必要とされる敬語・丁寧文のコピーアンドペーストのツールや、営業のアポイントや面接のアポイントを一括でまとめてくれるツールのことや、自分の仕事のアイデアや仕事で重要とされるマインドをまとめられるツールのことや、使う必要がないソフトの起動を停止することでパソコンを軽くすることが可能なツールのことや、スマホを重たくしている要因のアプリの起動を停止することでスマホを軽くすることが可能なツールのことをさします。

  • 業務効率化ツールを導入するメリット。

業務効率化ツールを導入することで、不必要な仕事を把握することができるとか、会社の財務状況を圧迫する要因の人件費増えすぎ問題を解決することができるとか、会社の利益を生み出すことに貢献する社員を雇うことができるとか、社員の残業時間0にすることが可能になるとか、1人1人の社員が仕事で圧倒的な成果を出すようになるとかがあります。

1.不必要な仕事を把握することができる

業務効率化ツールを導入した企業や団体は、代替が効く社員がしている仕事作業の中で、どの仕事作業をRPA〔Robotic Process Automation〕に任せることができるのか?を知ることができます。

2.会社の財務状況を圧迫する要因の人件費増えすぎ問題を解決することができる

業務効率化ツールやRPAの導入で、RPAツールが社員の仕事を自動でこなすようになると、社員がやらなければならない仕事量が大幅に削減でき、会社内の社員の人数を増やす必要がなくなり、人件費増えすぎ問題を解決できます。このシンプルなことを実現しない会社は、不必要な社員を雇用するための面接作業や不必要な社員に高額な給料を支払い続けることになります。

3.会社の利益を生み出すことに貢献する社員を雇うことができる

業務効率化ツールやRPAを導入したことで人件費削減に成功した企業は、会社の利益に直結する仕事をする社員を大量に雇用することができるようになり、会社の業績が大幅にUP,東証一部上場などの夢を叶えることが可能になります。

4.社員の残業時間0にすることが可能になる

社員が繰り返し作業で1日4時間の労働を強いられている企業は、社員の残業時間が1日5時間以上が当たり前になると同時に、会社も社員に5時間分の賃金を支払うことになり、会社の財務状況は悪化の一歩をたどっています。それと比較して、業務効率化ツールやRPAツールを導入することで、社員が繰り返し作業に使う時間が0時間になっている企業は、社員の残業時間が1日0時間が当たり前になると同時に、会社も社員に余分な賃金を支払う必要がなくなり、会社の財務状況は良好をキープすることが可能になります。

5。優秀な社員が仕事で圧倒的な成果を出すようになる

業務効率化ツール事務の作業やメールの固定定形文の作業をしなくてもOKとなった社員は、自分の本業の作業にフルコミットする時間を大幅に増やすことができ、仕事で圧倒的な成果を出せるようになります。当然、仕事で圧倒的な成果を出すことができた社員は、会社から30万円、40万円規模の歩合給を受け取ったり、200万円、300万円規模のボーナスを受け取ったりすることができています。

  • 業務効率化ツールを選ぶ上で重要な要素は?

今回は、業務効率化ツールを選ぶ上で重要な要素について、丁寧に紹介していきます。

★社員の仕事時間を把握することができるものなか?

★プログラミングの知識0で把握できるものか?

★利用料金が低めに設定されているものか?

上記3つのことを深く掘り下げて、詳しく解説していきます。

  • 社員の仕事時間を把握することができるものなのか?

会社内で発生している問題を全て解決する上で一番最初にやっておかないといけないことは、業務効率化ツールのを導入して、会社の従業員が1日何時間労働しているのか?、1日何時間残業をしているのか?、社員の繰り返し作業は何時間あるのか?、会社のセキュリティー面に問題はないか?、現在のパソコンのスペック不足はないか?などを把握しておくことです。

業務効率化ツールを導入している会社は、会社の従業員が残業をしない対策を取ることができたり、会社の従業員の労働時間を減らすためにRPAツールの導入をすることができたり、BizRobo!というRPAツールに重複作業を任せたり、会社のセキュリティー対策を取ることができたり、社員の仕事の効率を上げるためにスペックの高いパソコンの購入をするなどの対策を取ることができています。これに当てはまらない会社は、社員が残業のしすぎでメンタルが疲弊したり、たくさんの社員を雇用しすぎで会社の財務状況が大幅悪化したり、低スペックのパソコン大量購入で無駄金を使ったり、セキュリティー対策不足で会社の重要機密が流出してしまうなどの問題が発生しています。

業務効率化ツールを導入した会社の社員の声は、〔一日の労働時間8時間週5日勤務が普通になった社員は、平日にも資格の勉強時間が取れる、土日にはスキルアップや趣味の時間をとれるようになり、かなり幸せになった。〕や〔1日の残業時間が0時間になった社員は、残業時間0時間を求めて転職する必要がなくなり、もっと会社の成長のために仕事を頑張ろうと思えた〕や〔エクセルの繰り返し作業をする必要になくなったおかげで、エクセル作業独自のストレスを感じることがなくなった〕などがあります。

  • プログラミングの知識0で把握できるものか?

ある程度スマホを操作できる、PCにソフトをインストールすることができる、PCで調べ物をすることができるに分類されるかつ、プログラミングの知識が0の人が扱える業務効率化ツールには、業務効率化ツールやBizRobo!やスカイプやchatworkやZOOMなどがあります。ここでいう業務効率化ツールやBizRoboは社員の繰り返し作業の発見・削減する用途で使われることが多く、chatworkやzoomは社員の円滑のコミュニケーション用途として使われます。

プログラミング知識が必要な業務効率化ツールを導入してしまうと、一部の社員しか業務効率化ツールを使いこなすことができず、大半の社員は業務効率化ツールを使いこなせいことが業務の遅延を誘発することに繋がってしまうという問題が起こります。この問題を解決するには、プログラミン知識が求められない業務効率化ツールを導入して、10割の社員が業務効率化ツールを使いこなせる状況を作り出すようにすればいいだけなのです。

  • 利用料金が低めに設定されているものか?

利用料金が高めに設定されている業務効率化ツールをいきなり導入するも、自社の労働環境制との適合性が低かったり、社員との業務効率化ツールとの適正が低かったりする問題で、高額な業務効率化ツールを導入する意味がなかったということが発生しています。このようなトラブルを回避するには、自社の業務を効率化するために何をしなければいけないのかを明確化にすることができるツールのスペシャル〔利用料金が月額1万円と低めに設定されている〕の会社への導入をする&スペシャルで業務効率化できることをを発見したら、業務効率化の作業を自動で行ってくれるRPAツール〔BizRobo〕の導入をすることに踏み切ればいいのです。

  • 業務効率化ツールの種類について。

業務効率化ツールの種類は、チャットに特化したツールや、会社外の人間とのコミュニケーションをすることに特化したツールや、会社内限定のSNSツールや、RPA〔ロボティックプロセスオートメーション、ロボットに仕事を任せる〕や、スマホを手帳に変貌させるツールや、社内の人間の名刺情報と社外の名刺情報を一括管理するツールや、仕事の進行具合を管理することが可能なツールがあります。

1.チャットに特化したツール

チャットに特化したツールには、通話機能面では劣るという面がありますが、1対1のチャットをする、1対3のチャットグループを構築する、1対2のチャットグループを構築する、1対人数に上限がないグループを構築するなどのメリットが存在しています。このチャットに特化したツールを導入している企業は、長時間通話による時間の浪費を回避して、数分ですべての意思疎通が完了するチャットに特化したツールを導入しています。

チャットに特化したツールの無料プランには、アプリのプラットフォーム上に356×356の広告が表示される仕様となっており、広告が気になってしまい、チャットに集中することができない問題があります。この問題を完全解決するには、チャットに特化したツールの有料プランを使うようにして、チャットに特化したアプリのプラットフォーム上から、356×356の広告が削除され、チャットに集中することができます。

チャットに特化したツールを導入していない会社がリモートワークを導入すると、会社側は社員が何をやっているのか?がわからない、社員の仕事進行具合が謎である、社員側は会社に見張られていないから仕事の業務量を減らしていこう、会社に出勤しないから仕事を頑張る必要がないという思考になるなどの問題を抱えることに。反対に、チャットに特化したツールを導入している会社が
リモートワークを導入すると、会社側は社員が1日の業務内容の把握が可能、会社側は社員の仕事の成果を知ることが可能、社員側は会社に仕事の成果を報告しないといけないから仕事を頑張ろうと思うようにある、会社側に見張られている気がするから最低限の仕事はするようになることに。これらの二つの事例を理解している会社は、業務効率化ツールの一つのチャットツールをパソコンやスマホに導入しています。

2.会社外の人間とのコミュニケーションをすることに特化したツール

会社外の人間とコミュニケーションをすることに特化したツールを使えば、会社外の人間一人と個人チャットをしたり、会社外の人間複数とグループチャットをしたり、会社外の人間1人と個人通話をしたり、会社外の人間複数とグループ通話をしたり、就職志願者1人と個人通話をしたり、就職志願者複数とグループ通話をしたりすることができます。これに当てはまるスカイプはチャットと通話二つが利用可能であり、ZOOMは通話コミュニケーションに特化したツールとなっています。

3.会社内限定のSNSツール

会社内限定のSNSツール内で、社員さんが今日の業務内容の日記をかく、今日の会社での悩みの日記をかくことで、会社の社長と会社の上司さんが部下の業務がどれくらい進行しているのか?を完全把握したり、会社の社長が社員のメンタルケア対策をとることができたりします。それ以外にも、会社内限定のSNSで社員同士が積極的にメッセージを送りあったり、社員同士がSNSの日記内で積極的にコメントをしあうことで、社員同士の仲が良くなる、社員個人の文章力がアップする、社員がウェブ上でコミュニケーションをとるのがうまくなる、社員がウェブ経由でお客さんを獲得する能力がアップする。

4. RPA〔ロボティックプロセスオートメーション、ロボットに仕事を任せる〕

RPA〔ロボティックプロセスオートメーション、ロボットに仕事を任せる〕の機能は、インターネットの情報を自動でまとめることができる、コピー&ペーストなどの作業を何回もやってくれる、メールの自動送信などをやってくれる、印刷作業の指示なども自動でやってくれる、エクセルの入力作業も自動でやってくれる、知名度が低いオフィス関連ソフトの自動操作機能があるの6つです。

業務効率化ツールを社員のPCに導入することで、どの業務をRPAに任せることができるのか?が明確になります。その後、会社のPCにRPAを導入して、事務の重複作業をRPAに任せる、人材の採用業務の重複作業をRPAに任せる、テレアポの重複作業をRPAに任せる、メール営業の重複作業をRPAに任せていきます。

RPAを導入することで事務員の数を削減できれば、いままで事務職で雇用していた人をウェブマーケティング職に配属したり、事務職で雇用していた人を営業職に配属したり、事務職で雇用していた人を自社サービスの運営職に配属したりするなどのアクションを起こすことができ、会社の利益額が大幅に増加させることだって可能になります。

5. スマホを手帳に変貌させるツール

スマホを手帳に変貌させるツールをスマートフォンに導入することで得られるメリットは、手帳を購入する必要がなくなり、手帳に費やす費用を大幅に削減することが可能になる&手帳の紛失により手帳内の重要なデータが喪失するというトラブルを完全に回避することができる&スマホでいつでもどこでも自分のスケジュールをチェックすることができる&スマホでいつでも自分のアイデアをチェックできる&ビジネスの大切なアイデアを思いついた直後、スマホを手帳に変貌させるツール内に自分のアイディアをメモしておく。

  1. 社内の人間の名刺情報と社外の名刺情報を一括管理するツール

社内の人間の名刺情報と社外の名刺情報を一括管理するツールをスマホ・PCに導入するメリットは、社内の人間の名刺情報がわからなくなり、社員の人間に直接個人情報を聞くという面倒な作業をしなくても済むから&社内の人間の名刺情報を一括でみれると社内の人間に即連絡をすることが可能であるから&社外の人間の名刺情報がわからなくなるという大きなトラブルをゼロにすることができるから&社外の人間の名刺情報を社外の人間に直接聞くという迷惑行為をする必要がなくなるからなどがあります。

7.仕事の進行具合を管理することが可能なツール  

仕事の進行具合を管理することが可能なツールをスマホ・PCに導入するメリットは、社員の仕事が進行しているなとわかったときに社員の昇給するという選択を取ることができる&社員の仕事が遅延しているなとわかったときに、社員に仕事を頑張るようにとメッセージを送ることができる&社員同士が仕事の進行具合を把握することで社員自身が今やるべき仕事を知れる&特定の社員の仕事が遅延していたときに、仲間の社員の遅延している仕事の手助けをすることが可能になる&仕事の進行具合により、仕事量を増やそうという行動をとったり、仕事量を減らそうという行動をとることが可能になるなどがあります。

8.ペーパレス化ツール

ペーパレス化ツールには、会社と個人間の雇用契約をツール上で結ぶものや、法人同士の業務委託契約をツール上で結ぶものや、会社の機密情報をツール上に保存することができるものや、個人のちょっとしたアイデアをアプリ上に簡単保存できるものなどがあります。

ペーパレス化ツールを導入することのメリットは、会社内の重要な情報が社外に漏れることを防ぐことが可能になることや、会社と個人の業務委託契約がスムーズにできるようになることゃ、法人同士の業務委託契約がスムーズにできるようになることや、運よく思いついたアイデアをアプリ上に残しておくことができることや、紙・インク・コピー機を購入することにかかっていた費用を大幅に削減することなどができます。

  • 業務効率化ツールで、これだけは使ったほうがいものについて。

業務効率化ツールを種類ごとに、機能性、価格、利便性について詳しくかいていきます。

  • RPAツール。
  1. BizRobo!

BizRobo!〔RPAソフト〕は、エクセルの繰り返し作業、ワードの繰り返し作業、オフィスソフトの繰り返し作業、事務員の繰り返し作業、お客さんや取引先への定形文の送信などをやってくれるツールです。このBizRobo!を導入で得られるメリットは、社員の労働時間を大幅に減らすことや、社員の残業代を0円に抑えることや、毎月100万円~200万円の人件費を削減することや、浮いた人件費を新しい事業立ち上げに回すことができることや、事務の採用作業の時間を大きく減らせることや、人事職の人数を大きく減らすことが可能などがあります。

BizRobo!の運営会社の概要。

  1. Blue Prism〔ブループリズム〕

アルバイトに任せていた業務の代わりにやってくれる、RPAツールで代用できる仕事を明確にしてくれる、社内の重要機密を完璧に守るという部分に特化したのがBlue Prism〔ブループリズム〕という業務効率化ツールです。この業務効率化ツールをパソコンに導入することで、会社のビジネスアイデアの流出を防ぐことや、会社の機密情報の流出などを防ぐことや、会社のリモートワークの促進ができることや、人件費を削減をすることによる経営状態の改善をすることができます。

  • コミュニケーションツール。

1.ZOOM

コミュニケーションツール〔業務効率化ツール〕であるZOOMメインでコミュニケーションをとるようにすることで、社員が会社に出勤する必要がなくなり、社員が通勤時間を自分の趣味に回すことができ、社員の人生満足度がぐーんと上昇します。反対に、コミュニケーションツール〔業務効率化ツール〕であるZOOMでコミュニケーションをとらない会社は、社員全員が会社出勤しなければいけない状態になり、社員にとっても会社通勤がストレスの根源みたいになり、社員の人生満足度が大幅に下落していきます。これら二つの事例があることから、社員のワークライフバランスを第一としている会社は、ZOOMの導入をしています。

2.スカイプ

コミュニケーションツール〔業務効率化ツールとして有名〕であるスカイプメインで会話をしたり、スカイプのツール上で社員同士で業務連絡をすることで、社員が会社への通勤をすることなく、会社の仲間や会社の社長とのコミュニケーションを取れます。反対に、コミュニケーションツール〔業務効率化ツールとして有名〕であるスカイプを導入していない会社は、社員が会社に出勤しないと、社員同士でのコミュニケーションがとれない、社員と社長とのコミュニケーションが取れない状況となっており、社員は会社への通勤で精神を大きくすり減らしています。これら二つの事例を知っている会社は、スカイプの導入をしています。

3.chatwork

チャットすることに特化したツール〔業務効率化ツールとして有名〕のchatworkの機能は、個人同士のチャットをプラウザ上で行うことができる、3人以上のチャットをプラウザ上で行うことができる、プラウザ上のチャットなのにファイルの送信が可能となっている、基本利用料金が無料となっている、セキュリティー面が優れておりchatwork内の内容が外に洩れることがないとなっている。

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